Das Wichtigste in Kürze

  • Durchlaufzeit misst die Zeit von Auftrag bis Abschluss.
  • Aufwand erfasst die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden.
  • Beide Kennzahlen zeigen Engpässe und Verbesserungspotenzial.

Stell dir vor: Ein Kunde bestellt bei dir eine Maschine, und du versprichst Lieferung in vier Wochen. Intern dauert es aber oft sechs. Du weißt nicht genau, wo die Zeit verloren geht – im Einkauf, in der Fertigung oder in der Montage. Kommt dir das bekannt vor? Viele Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe arbeiten nach Gefühl, statt Prozesse zu messen. Dabei ist die Durchlaufzeit eine der wichtigsten Kennzahlen, um Lieferzeiten zu verkürzen und Kosten zu senken.

In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du die Durchlaufzeit in deinem Betrieb messen kannst – ohne große IT-Abteilung und mit überschaubarem Aufwand. Du erfährst, welche Methoden sich für kleine und mittlere Unternehmen eignen, wie du den Aufwand pro Prozess erfasst und welche Fehler du vermeiden solltest. Am Ende hast du einen klaren Fahrplan, um morgen mit dem Messen zu starten und sofort erste Verbesserungen anzustoßen.

Was ist die Durchlaufzeit und warum ist sie wichtig?

Die Durchlaufzeit beschreibt die gesamte Zeitspanne vom Eingang eines Auftrags bis zu seiner Fertigstellung. Sie umfasst sowohl reine Bearbeitungszeiten als auch Wartezeiten, Transporte und Liegezeiten. Gerade in kleinen Betrieben summieren sich diese Puffer oft unbemerkt. Ein Angebot liegt mal drei Tage im Postfach, ein Material wartet auf den nächsten LKW, und die Endkontrolle wird erst am nächsten Tag gemacht. Solche Verzögerungen verlängern die Lieferzeit für den Kunden spürbar.

Warum solltest du die Durchlaufzeit messen? Weil sie direkt deine Wettbewerbsfähigkeit beeinflusst. Kürzere Lieferzeiten sind ein starkes Verkaufsargument, gerade wenn du gegen große Anbieter antrittst. Außerdem zeigt die Durchlaufzeit, wo es im Prozess hakt. Wenn du weißt, dass ein Arbeitsschritt im Durchschnitt zwei Tage dauert, aber nur vier Stunden Arbeit beinhaltet, dann weißt du, dass dort viel Zeit verschenkt wird. Mit dieser Erkenntnis kannst du gezielt gegensteuern – zum Beispiel durch bessere Planung oder Pufferabbau.

  • Definiere klar, wann die Durchlaufzeit beginnt und endet – zum Beispiel mit dem Auftragseingang und mit der Rechnungsstellung.
  • Erfasse jeden Prozessschritt einzeln, um Engpässe zu erkennen.
  • Miss die Durchlaufzeit regelmäßig, idealerweise für jeden Auftrag.
  • Vergleiche ähnliche Aufträge, um Muster zu erkennen.
  • Nutze die Daten, um realistische Liefertermine zu versprechen.
Praxistipp: Starte mit einem typischen Auftrag und notiere alle Schritte inklusive Wartezeiten – du wirst überrascht sein, wie viel Zeit dazwischen liegt.

Aufwand erfassen: So misst du die echte Arbeitszeit

Neben der Durchlaufzeit ist der Aufwand entscheidend. Damit ist die tatsächlich geleistete Arbeitszeit gemeint, die deine Mitarbeiter für einen Prozess oder Auftrag aufwenden. Die Durchlaufzeit kann lang sein, obwohl der Aufwand gering ist – etwa wenn viel gewartet wird. Umgekehrt kann ein hoher Aufwand bei kurzer Durchlaufzeit auf ineffiziente Arbeitsweisen hindeuten. Beide Kennzahlen zusammen geben dir ein vollständiges Bild.

Wie erfasst du den Aufwand? Am einfachsten ist eine Zeiterfassung pro Auftrag und Tätigkeit. Das kann ein digitales Tool sein, aber auch eine einfache Excel-Tabelle oder ein Stundenzettel. Wichtig ist, dass deine Mitarbeiter verstehen, warum sie ihre Zeit erfassen sollen. Erkläre ihnen, dass es nicht um Kontrolle geht, sondern darum, Prozesse zu verbessern und Überlastung zu vermeiden. Sonst lehnen sie die Erfassung ab und die Daten werden ungenau.

  • Lege fest, welche Tätigkeiten du erfassen willst – zum Beispiel Angebotserstellung, Fertigung, Montage, Nacharbeit.
  • Wähle ein einfaches Tool, das zu deiner Betriebsgröße passt – Excel reicht oft für den Anfang.
  • Schule deine Mitarbeiter kurz und erkläre den Nutzen der Zeiterfassung.
  • Erfasse nicht nur die reine Arbeitszeit, sondern auch Rüstzeiten und Wartezeiten.
  • Prüfe die Daten regelmäßig auf Plausibilität – zum Beispiel im Vergleich zur Rechnung.
Praxistipp: Führe die Zeiterfassung zunächst in einer Abteilung oder für einen Produkttyp ein, um den Aufwand gering zu halten.

Methoden und Tools für die Durchlaufzeitmessung

Für kleine und mittlere Unternehmen gibt es verschiedene Wege, die Durchlaufzeit zu messen. Die einfachste Methode ist die manuelle Erfassung in einer Tabelle. Du notierst für jeden Auftrag das Start- und Enddatum sowie die Zeiten der einzelnen Schritte. Das ist schnell eingerichtet und liefert erste Ergebnisse. Der Nachteil: Es ist aufwendig bei vielen Aufträgen und fehleranfällig, wenn du es nicht konsequent pflegst.

Besser geeignet sind digitale Tools, die Prozesse abbilden. Viele ERP-Systeme, die auch für kleinere Betriebe erschwinglich sind, enthalten Module zur Auftragsverfolgung. Damit kannst du den Status jedes Auftrags einsehen und die Durchlaufzeit automatisch berechnen. Auch spezielle Projektmanagement-Tools wie Trello oder Asana eignen sich, wenn du die Zeiten manuell einträgst. Wichtig ist, dass das Tool zu deiner Arbeitsweise passt – sonst wird es nicht genutzt.

  • Nutze eine einfache Excel-Vorlage, um erste Messungen durchzuführen – das kostet nichts und bringt schnelle Erkenntnisse.
  • Prüfe, ob dein vorhandenes ERP oder Warenwirtschaftssystem bereits Durchlaufzeiten auswertet.
  • Setze auf Tools, die deine Mitarbeiter akzeptieren – frage sie nach ihren Vorlieben.
  • Automatisiere die Zeiterfassung, wo möglich, zum Beispiel durch Barcode-Scans bei Materialbewegungen.
  • Starte mit einer Testphase von vier Wochen und werte danach aus.
Praxistipp: Teste zwei Tools parallel – zum Beispiel Excel und ein kostenloses Projektmanagement-Tool – und entscheide dann, welches du dauerhaft nutzt.

Typische Fehler bei der Durchlaufzeitmessung vermeiden

Die häufigste Fehlerquelle ist die unklare Definition von Start und Ende. Wenn ein Auftrag per E-Mail eingeht, aber erst am nächsten Tag im System erfasst wird, dann fehlt diese Zeit. Ähnlich verhält es sich mit der Fertigstellung: Zählt die Übergabe an den Kunden oder die Rechnungsstellung? Lege also klare Regeln fest und kommuniziere sie im Team. Sonst sind deine Zahlen nicht vergleichbar.

Ein weiterer Fehler ist, nur die reine Bearbeitungszeit zu messen und Wartezeiten zu ignorieren. Gerade die Liegezeiten sind aber oft der größte Hebel. Wenn du die Durchlaufzeit messen willst, musst du alle Zeiten erfassen – auch die, in denen nichts passiert. Das erfordert Disziplin, aber es lohnt sich. Außerdem solltest du die Daten nicht nur einmalig erheben, sondern regelmäßig auswerten, um Trends zu erkennen.

  • Definiere verbindlich, was als Start und Ende gilt – zum Beispiel Auftragseingang bis Versand.
  • Erfasse auch Wartezeiten und Liegezeiten, nicht nur die aktive Bearbeitung.
  • Achte auf einheitliche Erfassung durch alle Mitarbeiter – klare Anweisungen helfen.
  • Werte die Daten mindestens monatlich aus, um Verbesserungen zu überprüfen.
  • Vergleiche nur ähnliche Aufträge, sonst sind die Zahlen verfälscht.
Praxistipp: Führe eine kurze Teambesprechung ein, um die Messergebnisse zu besprechen und gemeinsam Engpässe zu beseitigen.

Durchlaufzeit senken: konkrete Maßnahmen für deinen Betrieb

Sobald du die Durchlaufzeit kennst, kannst du gezielt Maßnahmen ergreifen. Wenn du feststellst, dass ein Auftrag im Schnitt fünf Tage braucht, aber nur zwei Tage Arbeit beinhaltet, dann sind drei Tage Wartezeit. Diese Wartezeiten entstehen oft durch fehlende Kapazitäten, schlechte Abstimmung oder unnötige Rückfragen. Ein klassischer Ansatz ist die Einführung von Puffern: Plane bewusst Zeitpuffer ein, statt auf Sicht zu fahren.

Ein weiterer Hebel ist die Digitalisierung von Routineaufgaben. Wenn du Angebote automatisiert erstellst oder Rechnungen digital versendest, sparst du Zeit. Auch die Verbesserung der internen Kommunikation hilft: Klare Zuständigkeiten und regelmäßige Abstimmungen verhindern, dass Aufträge liegen bleiben. Und schließlich solltest du deine Lieferzeiten realistisch kalkulieren – basierend auf den gemessenen Durchlaufzeiten, nicht auf Hoffnungen.

  • Reduziere Wartezeiten, indem du feste Bearbeitungszeiten pro Schritt einführst.
  • Automatisiere wiederkehrende Aufgaben wie Angebots- oder Rechnungserstellung mit Vorlagen.
  • Verbessere die Abstimmung zwischen Abteilungen durch kurze tägliche Besprechungen.
  • Setze klare Prioritäten für dringende Aufträge, um Engpässe zu vermeiden.
  • Überwache die Durchlaufzeit kontinuierlich und reagiere, wenn sie steigt.
Praxistipp: Wähle einen Prozess mit hoher Auftragsfrequenz aus und optimiere ihn zuerst – so erzielst du schnelle Erfolge.

Fazit

Die Durchlaufzeit zu messen ist kein Hexenwerk, aber es erfordert Disziplin und klare Regeln. Du musst nicht sofort teure Software kaufen – ein einfacher Tabellenkalkulator reicht oft, um erste Erkenntnisse zu gewinnen. Wichtig ist, dass du konsequent erfasst und die Daten regelmäßig auswertest. Der Aufwand dafür ist überschaubar, der Nutzen aber erheblich: Du erkennst Engpässe, verkürzt Lieferzeiten und erhöhst die Zufriedenheit deiner Kunden. Fang klein an, aber fang an. Deine Konkurrenz schläft nicht.

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Häufige Fragen

Was versteht man unter Durchlaufzeit?

Die Durchlaufzeit ist die Zeitspanne vom Beginn eines Prozesses bis zu seinem Abschluss. Im betrieblichen Kontext meist vom Auftragseingang bis zur Fertigstellung. Sie umfasst alle Teilzeiten, also Bearbeitung, Transport, Wartezeit und Liegezeit. Sie ist eine wichtige Kennzahl, um die Effizienz von Prozessen zu bewerten.

Wie kann ich die Durchlaufzeit in meinem Betrieb messen?

Am einfachsten startest du mit einer Tabelle, in der du für jeden Auftrag Startdatum, Enddatum und die Zeiten der einzelnen Schritte notierst. Du kannst auch ein Projektmanagement-Tool oder ein ERP-System nutzen, das die Zeiten automatisch erfasst. Wichtig ist, dass du klare Regeln für Start und Ende definierst und alle Mitarbeiter einbeziehst.

Welche Unterschiede gibt es zwischen Durchlaufzeit und Aufwand?

Die Durchlaufzeit ist die gesamte Kalenderzeit, die ein Prozess benötigt. Der Aufwand ist die tatsächlich geleistete Arbeitszeit, also die Stunden, die deine Mitarbeiter investieren. Ein Prozess kann eine lange Durchlaufzeit haben, aber wenig Aufwand, wenn viel gewartet wird. Umgekehrt kann ein hoher Aufwand bei kurzer Durchlaufzeit auf Ineffizienz hinweisen.

Wie kann ich die Durchlaufzeit senken?

Analysiere zuerst, wo die Zeit verloren geht – oft sind es Wartezeiten. Reduziere diese durch bessere Planung, klare Zuständigkeiten und Puffer. Automatisiere Routineaufgaben und verbessere die Kommunikation im Team. Setze realistische Liefertermine auf Basis der gemessenen Durchlaufzeit und überwache die Kennzahl regelmäßig.